Records Management, les N TIC et le développement des entreprises

Ébauche d’une problématique relative à la relation existant entre le Records
Management, les N TIC et le développement des entreprises

Le terme de records management désigne la gestion des documents internes (papier en majorité) et des données électroniques (de plus en plus) qu'une entreprise doit conserver comme preuves de son activité, des transactions
qu'elle a opérées, des relations qu'elle a entretenues avec ses partenaires...

En fait, il désigne un ensemble de méthodes et de procédures à mettre en œuvre pour une gestion rationnelle des documents que les services administratifs produisent et reçoivent.

Le records management repose sur des principes et des procédures que l'on retrouve à l’intersection d’activités bien
connues : la gestion des archives, la gestion de l'information documentaire, et la gestion de la qualité.

Depuis plusieurs décennies cette discipline essaye de se développer, notamment après la seconde guerre mondiale, époque ayant connu un avènement de nouvelles techniques d’organisation de l’administration.

Ces développements ont généré d‘énormes masses documentaires qu’il fallait prendre en charge pour préserver les droits des administrations et des citoyens.

D’un autre côté des problèmes d’accès aux documents et à l’information ont poussé à la mise au point de procédures de gestion des documents à l’étape courante, au fur et mesure de leur création, pour palier aussi le problème de l’espace de conservation.

Fallait-il alors mettre au point des techniques pour Identifier:

Tous les documents,
Les doubles pour les éliminer,
Ceux qui ne sont plus utiles pour la gestion courante,
Les documents essentiels et vitaux,
Le contenu de chaque document pour le valoriser et en tirer profit (capitaliser les expériences),
Les besoins en information pour les satisfaire.

L’informatique a été d’un grand apport pour la gestion des données et des documents, pour le contrôle de la création des dossiers et pour leur transmission, en dépit de la difficulté de la standardisation de ce domaine très muable.

Mais le records management s’est encore plus développé ses dernière années et a tendance a devenir une pratique admise et introduite dans toutes les entreprises modernes.

Pourquoi ce phénomène ?

La gestion de l’information apparaît de plus en plus comme l’un des enjeux majeurs pour les institutions et les entreprises : réactivité à l’évolution des marchés, synthèse d’une veille concurrentielle et d’un savoir-faire interne pour réduire les temps et les coûts en conception, assurance de la qualité basée sur l’intégration en temps réel de données
externes (clients, normes,...) et la sécurisation des données internes.

La demande de l’information devient globale : celle de bases de données aux interfaces ergonomiques, permettant d’accéder à l’ensemble des connaissances utiles au process de conception/production/distribution...

Elle s’accompagne d’une " dématérialisation " : le souci est de trouver rapidement l’information critique, et non les
références ou le document structuré.

De là apparaît tout l’intérêt de la Gestion Electronique des documents avec tout ce qu’elle implique comme changements dans le processus de création, de contrôle et de diffusion de l’information. Elle permet un échange
d’informations et de documents de manière automatisée et favorise un accès instantané et simultané à un document ou plusieurs documents.

Cette dernière constitue le moyen inéluctable du travail en groupe et concertation dont sont caractérisées les entreprises de nos jours « groupware ».

Mais au demeurant, ces nouveautés posent des problèmes de compréhension de la mutation, d’adaptation des méthodes de travail au nouvel environnement et de d’adhésion des intervenants dans le processus de gestion
des documents.

A titre d’exemple, la production des documents change de forme et de méthodes puisqu’elle est désormais soutenue et structurée par des moyens technologiques et informatiques complexes.

Les échanges traditionnels se font substituer graduellement par les techniques de « workflow », et révolutionnant ainsi toutes les méthodes d’organisation des documents, créant deux problèmes majeurs :

Validité des documents sous forme informatique,
Difficulté de l’organisation des documents électroniques générés par la gestion électronique des documents.

D’un autre coté il est à signaler l’important apport du Records management et de la GEIDE dans la capitalisation des expériences de l’entreprise par une maîtrise des connaissances acquises et produites par les techniciens de cette dernière.

Comment le records management constitue une évolution de la gestion des documents et des archives dans un milieu économique ?
Comment permet–il une meilleure rationalisation des moyens de l’entreprise ?
Comment génère t-il des gains à l’entreprise ?
Quelles sont les contraintes de l’informatisation du processus de gestion des documents ?
Comment le records management permet une meilleure gestion des connaissances de l’entreprise et qu’apporte le Knowledge management à cette dernière ?

Quelques questionnements pour amorcer la réflexion sur le records management et son apport dans une ère de concurrence et d’obligation de rationalisation des ressources.

Soufiane Bouharrat

» Modern management models applied to archival functions