Procédure de versement des archives historiques

Après extinction de la valeur administrative, les documents acquièrent une seconde valeur dite historique, si l'information qu'ils véhiculent répond aux de conservation définitive. Ce qui fait appel à la fonction évaluation (complexe et sensible) des dossiers pour en tirer la seule proportion utile pour la recherche historique.
Evaluation de la qualité des archives :
Vues les limites des espaces affectés à la conservation et la lourdeur de la gestion des archives, Il n’est plus possible de tout retenir, l'institution des archives ne doit recevoir que des archives ayant un caractère historique choisis grâce à un mode de sélection et de choix pertinent.
Les principaux moyens de sélection :
· Le calendrier de conservation qui permet l'identification des archives ayant atteint le 3ème âge. Il donne pour chaque document des délais de conservation dans les trois étapes de leur cycle de vie et spécifie ceux qui sont théoriquement ou réglementairement voués à l’élimination ou à la conservation définitive.
· Les critères de sélection qui permettent de choisir dans l'ensemble de documents produits par l'administration, les dossiers qui concordent effectivement avec le mandat officiel de l'institution qui les reçoit.
· La réglementation.
Programmation des versements :
En principe au moins au début de l'année, l'institution des archives doit savoir, grâce à l'exploitation du calendrier de conservation, quelles sont les administrations qui doivent verser, quoi, et quelles quantités. Ces données lui permettent de dresser un programme sur le long de l'année pour recevoir chaque versement à une date précise. Par ailleurs, elle pourra prévoir les
moyens adéquats pour la prise en charge du versement. Donc les administrations doivent adresser leurs bordereaux de versements à l'institution des archives au moins un mois avant le versement prévu par le programme pour un autre examen de la liste des dossiers pour vérifier la conformité des dossiers relativement aux critères de sélection et au calendrier de conservation.
Le bordereau de versement des archives :
Le bordereau de versement des archives est un instrument administratif et technique au même-temps. Il sert à formaliser l’opération du transfert des archives de l’administration qui les a produites vers l’Institution des Archives Nationales. Il a un caractère administratif car il officialise l’acte du transfert de propriété des documents.
Il a un caractère technique car il consigne la description des articles transférés, suite à une analyse du contenu de ces derniers. Présenté sous forme de liste chronologique, il devient un instrument de recherche.
Il est constitué de deux parties principales :
1ère partie :
- Une identification de l’administration versante :
§Intitulé de l’administration versante
§Tutelle
§Signature du responsable
- Une description globale du versement :
§Intitulé générique
§Structure productrice
§Dates extrêmes
§Nombre d’articles
§Espace occupé
- Une zone pour signature et contre signature (décharge)
2ème partie :
Présente la liste des dossiers versés. Elle est constituée de 04 colonnes :
- N° séquentiel des articles : les numéros doivent se suivre dans une séquence correcte car il s’agit d’un des éléments de la future cote attribuée par l’Institution des Archives Nationales à chaque article. Eviter les N° discontinus et les N° répétitifs Bis et Ter.
- Intitulé des articles : liste des titres attribués aux articles (boites, liasses, registres, bandes magnétiques etc...). Ces derniers doivent être courts, pertinents et significatifs.
On doit éviter l’emploi de termes trop générique, des abréviations, des sigles, des acronymes, du jargon administratif ou technique incompréhensible par tout le monde.
- Dates extrêmes : Délimitant la première et la dernière date de s pièces de chaque dossier.
- Localisation : colonne réservée à l’Institution des Archives Nationales ; chaque article recevra un N° combiné pour l’identification de son emplacement dans le magasin d’archives.
Le bordereau de versement est rédigé en deux exemplaires et transmis avant le versement à l’Institution des Archives Nationales qui doit donner un avis favorable ou non pour le versement ainsi proposé.
Si des corrections sur le fonds du versement ou du bordereau de versement s’imposent, elles sont apportées avant l’opération du transfert. Sinon une date est fixée pour le versement.
Après la réception un exemplaire du bordereau de versement est contre signé et retransmis à l’administration versante à titre de décharge, elle peut l’utiliser pour demander la consultation d’un articles dans ses propres services si un besoin dans ce sens surgit.
Le second reste dans l’Institution des Archives Nationales pour les besoins de sa gestion administrative et technique internes.

Préparation matérielle du versement :
Une norme officielle ou une directive technique doit être observée dans la préparation
du versement du point de vu de l'organisation et de l'acheminement vers l'institution
des archives.
On doit notamment observer ce qui suit :
· Classement interne des dossiers
· Suite logique des boites entre elles.
· Numérotation claire et continue des boites.
· Regroupement des boites dans des contenants de cinq boites pour faciliter la manutention et éviter les déclassements.
· Rédaction du Bordereau de Versement.
Transfert des dossiers :
Le transfert doit être fait dans le délai définis par l'institution des archives. Le transport des articles doit être fait grâce à l'utilisation de contenants qui facilite leur manutention et évite leur déclassement.
Le chargement et le déchargement doivent être faits de manière à faciliter le contrôle à la réception.
Exemple :
§ Chargement et déchargement dans l’ordre.
§ Mise en évidence de la signalisation
§ Transfert de suites continues à la fois

Les opérations post- versement :
Le contrôle à la réception :
C'est une opération très importante car il s'agit d'une passation de propriété d'un patrimoine. L'acquéreur doit s'assurer qu'il a effectivement reçu ce qui est signalé sur le Bordereau de versement qui est en fait sa décharge.
Le contrôle doit être fait en présence du représentant de l'administration versante et concerne au regard du Bordereau de versement, la conformité de :
1. Quantité des dossiers
2. Intitulés des dossiers
3. Dates des dossiers
Il concerne aussi la qualité physique des articles :
1. Classement interne
2. Signalisation
3. Etat des articles.
Le versement peut être rejeté ou mis en instance de réception lorsque des anomalies sont constatées à l'égard de la conformité avec le Bordereau de versement.