Le traitement intellectuel des versements d'archives

Traitement intellectuel des versements d'archives

Le traitement intellectuel des versements d'archives consiste essentiellement en une indexation des dossiers versés afin de mettre en relief la richesse informationnelle contenue dans les documents. Les dossiers ayant atteint, théoriquement un âge où ils peuvent être communiqués sans restriction réglementaire dans leur majorité. Cependant n'ayant qu'une description sommaire, ils ne peuvent être exploités facilement par les chercheurs avant qu'ils ne subissent un traitement définitif qui pourrait prendre plusieurs mois voir plusieurs années.
Alors grâce à l'extraction des mots clés qui représentent le contenu des documents l'institution des archives peut mettre un instrument de recherche provisoire, mais efficace pour l'exploitation des versements. D'un autre côté, l'indexation peut attirer l'attention de l'archiviste sur l'intérêt d'un versement pour déterminer la priorité et le mode (niveau de l'analyse, type de l'instrument de recherche à prévoir) de son traitement.
En conclusion, les critères d’un bon versement sont : Le choix des dossiers ayant une valeur historique, la facilité de prise en charge, de contrôle et de rangement, la possibilité d’établissement d’instruments de recherche ultérieurement et surtout la sauvegarde de l’unité des fonds.

Je vous remercie pour votre question

La fiche de versement est en réalité une représentation sommaire du contenu du versement avant que celui ne subisse un traitement approfondi. Elle est établie juste après la réception du versement et elle renferme les éléments suivants
Le Numéro du versement
Provenance
Intitule global
Dates extrêmes
Nombre d’articles
Supports
Restrictions à la communication
Mots clefs représentant le contenu des dossiers. (Selon le cas le nombre de mots clefs peut varier)
Cette représentation n’est pas normalisée (c’était une initiative personnelle) mais elle repose sur les besoins de l’archiviste à maitriser ses versements, car la manipulation des bordereaux de versement est plus difficile que des fiches

Il faut aussi que cette technique est quelque peu révolue avec l’avènement de l’informatique et le développement des bases de données, mais à notre époque la fiche était d’une grande utilité

Je présenterai prochainement une esquisse de l’instrument complémentaire que j’avais mit en place aux archives nationales. (Index méthodique des versements)

Voilà en gros ce que cela représente