Le versement des archives dans la théorie : Analyse des trois définitions

L'objectif de ce paragraphe est d'analyser les notions importantes employées dans chaune des trois définitions pour en ressortir la profondeur du sens et la portée terminologique de chaque terme, ceci permettra de faire une reconstitution du tout dans une définition globale, comme il déjà été avancé.
1 ère définition: Le versement : action de verser, qui veut dire en terme archivistique : transférer des archives pour une conservation. Opération matérielle : une intervention nécessitant un certain nombre de moyens matériels tel que le conditionnement des dossiers dans des cartons, véhicule de transport, etc... Opération administrative : en effet il s'agit d'une passation entre deux administrations (productrice et de conservation. Les archives sont à l'origine des documents administratifs, produits dans un cadre légal; ils ne doivent changer de propriétaire que suivant une procédure administrative qui donne, à cette passation, un caractère légal. L'outil administratif et juridique qui sert à cette opération est le "Bordereau de versement" Les Archives sont transférées: les documents ayant un intérêt Loi 88-09 du 26 janvier 1988 article 8 sont déplacés définitivement d'un local où ils furent produits vers un autre où ils seront conservés dans des conditions favorables et où ils pourront être exploités par le public chercheur. D'un service qui les a rassemblé: tout en menant ses activités administratives, l'administrateur produit et reçoit, périodiquement, un certain nombre de documents. Les affaires administratives s'achèvent pour laisser place à d'autres, et les dossiers doivent laisser place à d’autres plus actuels, après l'expiration de leur utilité administrative. Le service qui les a rassemblé est tenu, réglementairement et pratiquement, à se défaire des dossiers qui l'encombrent inutilement; dans notre cas il s'agit des organismes publics cités dans l'article 3 de la loi 88-09 du 26 Janvier 1988. Au service compétent pour les recevoir : dans notre sujet, les versements des archives des organismes publics, ayant une valeur historique, doivent être effectués à l'institution chargée des archives nationales à savoir, le Centre des Archives Nationales Décret 87-11 du 6 janvier 1987 portant création du C.A.N., article 4 alinéa 3.
2éme définition :
La conservation des archives est transférée de plein droit : L'institution des archives a un rôle réglementaire de conservation des documents historiques produits par l'administration qui en a été uniquement utilisatrice, pendant une période limitée, pour les besoins de sa gestion quotidienne ou périodique. De ce fait et pour que les rôles soient respectés, la rationalité et l'efficacité assurées, les archives doivent être transférées dans le cadre adéquat de leur conservation à savoir le C.A.N. dans notre cas. Institution chargée de leur traitement et mise en valeur : En plus de la conservation, les versements vont subir des traitements physiques et intellectuels pour :
- une meilleure préservation,
- les besoins de gestion des fonds (gestion des espaces de conservation, localisation...)
- la communication aux chercheurs et valorisation73, par l’ouverture des fonds à la consultation et par les expositions. « En règle générale, les archives ne devraient pas accepter des documents qui ne seront pas communicables de nombreuses années, mais il est fait exception à cette règle lorsque l'administration d'origine est dissoute ou quelle n'a pas de successeur ou quand les documents risquent d'être endommagés ou dispersés s'ils restent dans les locaux de l'administration d'origine » Le rôle de l'administration des archives et de gestion des documents courants dans les systèmes nationaux d'information : une étude RAMP/J.B. Rhoads.- Paris: UNESCO,1983.
3éme définition : Le versement conditionne l'accroissement des fonds : Le versement étant un mode d’entrées des archives, il a pour objectif principal, l'alimentation du fonds d'une institution des archives. Les fonds étant destinés à être exploités et à desservir la communauté des chercheurs ainsi que le grand public, ils doivent être riches et composés de ce qui vaut la peine d'être conservés pour servir à la recherche rétrospective; ceci implique :
- Régularité des versements et enrichissement systématique des fonds de l'institution des archives.
- Tri et évaluation des archives pour sélectionner uniquement celles pourvues d'une valeur historique Les archives au XXème siècle.../Carol.Couture et J.Y. Rousseau .- p 20.
- Nécessité de l'organisation des documents en amont du versement afin que les opérations d'évaluation deviennent possibles grâce à l'existence de moyens d'identification de chaque document Les archives au XXème siècle.../Carol.Couture et J.Y. Rousseau .- p 20.
- Normalisation et procédures employées dans toute la fonction pour assurer la facilité, la pertinence et la compréhension de tout par tous.
Sans méthodes précises, il y a risque d'entraîner des problèmes de responsabilité à l'une des deux parties; ou des retombées sur la gestion ultérieure des fonds collectés.
Synthèse :
Il ressort de la première définition que le versement est une obligation réglementaire et pratique imposée aux administrations publiques qui, en réalité, ne doivent posséder les documents qu'elles ont produit que durant la période de leur utilité administrative.
Elles doivent les remettre aux Archives Nationales après l'expiration de cette utilité pour qu'elles deviennent source de recherche historique. Tandis que la seconde ajoute que le versement est une forme de transposition des archives d'un milieu d'utilisation administrative exclusive, qui ne favorise pas leur préservation, vers un milieu de meilleure conservation qui favorise aussi leur exploitation par un public plus large. Cette définition insiste aussi sur l'aspect réglementaire de la fonction. La troisième démontre l’intérêt et l'objectif du versement et fait allusion à la nécessité de favoriser la collecte des archives historiques et du choix de celle qui rassemblent certains critères ; ceci est décrit par Couture et Rousseau comme étant de l'acquisition active L'acquisition active est l'opération de collecte faite par l'initiative de provocation des entrées par l'application de la réglementation. In: Les archives au XXéme siècle../ Carol Couture...
Reconstitution d’une définition globale : Nous aboutissons alors à une synthèse de tout ce qui a été avancé précédemment; en essayant de formuler une définition globale qui regroupe ce qui est disparate dans les définitions considérées.
« Le versement des archives est une opération administrative, réglementaire et technique de passation de propriété des documents historiques d'une administration publique, qui les a produit, vers celle qui est chargée de leur conservation définitive. Il a pour objectif, la collecte des fonds d'archives pour constituer le patrimoine archivistique composé de sources dûment choisies. Il doit être régi par les règles de l'archivistique en prenant pour base, la réglementation, les normes et les procédures.

Lien : http://earchiving.blogspot.com/2009/12/le-versement-des-archives-dans-la_12.html